In fast jedem Betrieb gibt es diese eine Person. Sie weiß, welcher Kunde welche Sonderwünsche hat, warum das Angebot für die Halle damals anders gerechnet wurde und wen man anruft, wenn die Prüffrist drängt. Aufgeschrieben ist davon wenig. Geht sie in Rente, geht das Wissen mit.
Die Zahlen dahinter
Nach Berechnungen des Instituts der deutschen Wirtschaft gehören knapp 20 Millionen Menschen zu den Babyboomer-Jahrgängen. Rund 5 Millionen sind schon über 67, die übrigen erreichen das Rentenalter bis 2036. Gleichzeitig kommen deutlich weniger junge Leute nach. Das Arbeitskräftepotenzial schrumpft dadurch um rund 4,3 Millionen auf etwa 51 Millionen Menschen. Es fehlen also nicht nur Hände, es fehlt auch Erfahrung.
Bei den Inhabern sieht es ähnlich aus. Laut KfW Research sind Inhaber im Mittelstand im Schnitt über 54 Jahre alt. 54 Prozent sind 55 oder älter, im Jahr 2003 waren es 20 Prozent.
Warum das Handbuch nie fertig wird
Die übliche Antwort lautet: „Wir müssten das mal aufschreiben.“ Daraus wird selten etwas. Wer das Wissen hat, hat meist am wenigsten Zeit. Und vor einem leeren Dokument fällt einem das Wichtigste nicht ein. Es fällt einem ein, wenn jemand die richtige Frage stellt.
Genau da hilft KI. Nicht, weil sie das Wissen schon kennt, sondern weil sie geduldig fragt und das Aufschreiben übernimmt.
So funktioniert ein Wissensinterview
Ein KI-Agent stellt Fragen zu einem bestimmten Ablauf, zum Beispiel „Wie läuft eine Angebotsanfrage bei Ihnen, vom ersten Anruf bis zum Auftrag?“ Die Person antwortet im Chat oder per Sprachnachricht, in ihren eigenen Worten. Der Agent fragt nach, wenn etwas fehlt oder sich widerspricht, und schreibt daraus eine saubere Beschreibung. Die Person liest sie durch und gibt sie frei.
Das kostet die erfahrene Kraft pro Ablauf meist weniger Zeit als eine Besprechung. Am Ende liegt das Wissen dort, wo alle es finden, und nicht mehr nur in einem Kopf.
Wie das bei uns aussieht
Kurano ist aus der EHBS Knecht entstanden, einem Ingenieurbüro für Brandschutz mit rund 50 Beschäftigten. Dort ist das seit 2026 Alltag:
- Im Prozessgedächtnis der EHBS sind 198 Abläufe erfasst und eingestuft. Die Beschreibungen wachsen jede Woche.
- Im Zweiten Gehirn der Geschäftsführung liegen über 900 Notizen. Entscheidungen, Gespräche und Zusagen sind in Sekunden wieder da.
- Für die Einarbeitung gibt es über 100 Videos in 12 Modulen.
Neue Kolleginnen und Kollegen fragen nicht mehr zuerst die eine Person, sondern das Gedächtnis. Damit sind wir nicht allein. Laut Bitkom nutzen inzwischen 22 Prozent der Unternehmen KI im internen Wissensmanagement, ein Jahr zuvor waren es 11 Prozent.
In fünf Schritten anfangen
- Schauen Sie, wer in den nächsten fünf Jahren geht und welche Abläufe an dieser Person hängen.
- Wählen Sie einen Ablauf, der oft vorkommt und bei dem Fehler teuer sind.
- Lassen Sie diesen einen Ablauf im Interview erfassen und von der Person freigeben.
- Legen Sie fest, wer die Beschreibung pflegt, wenn sich etwas ändert.
- Erst wenn das läuft, kommt der nächste Ablauf dran.
Sprechen Sie offen mit Ihren Leuten darüber, warum Sie das machen. Es geht nicht darum, jemanden ersetzbar zu machen, sondern darum, dass Erfahrung im Betrieb bleibt. Gibt es einen Betriebsrat, gehört er von Anfang an dazu.
Wie wir das bei Kunden aufbauen, steht unter Unternehmensgedächtnis.
Quellen
- Institut der deutschen Wirtschaft: Babyboomer in Rente, bis 2036 fehlen 4,3 Millionen Arbeitskräfte
- KfW Research: Steigendes Alter der mittelständischen Unternehmer bremst Investitionen, 2025
- Bitkom: Erstmals nutzt Mehrheit der Unternehmen KI, 2026
- Zahlen der EHBS Knecht: eigene Erhebung, Stand 04.10.2026