Bevor es um Werkzeuge geht, steht eine schlichtere Frage. Was kostet Sie ein Ablauf heute, Jahr für Jahr? Die meisten Betriebe haben darauf keine Zahl, sondern ein Gefühl. Das Gefühl täuscht in beide Richtungen.
Die Rechnung
Sie brauchen drei Werte:
- Wie viele Stunden pro Woche gehen heute für den Ablauf drauf, über alle Beteiligten?
- Was kostet eine Arbeitsstunde, mit Lohnnebenkosten?
- Welcher Anteil davon lässt sich automatisieren?
Die Formel lautet Stunden pro Woche × 52 Wochen × Anteil × Stundensatz.
Ein Beispiel. Im Büro gehen 12 Stunden pro Woche dafür drauf, Anfragen zu sortieren, Unterlagen anzufordern und Standardantworten zu schreiben. Eine Stunde kostet 65 Euro. Die Hälfte davon lässt sich automatisieren. Das ergibt 312 Stunden im Jahr, also rund 20.280 Euro Arbeitszeit.
Rechnen Sie Ihren Fall direkt mit dem Rechner auf unserer Startseite. Ihre Eingaben bleiben in Ihrem Browser.
Was in der Rechnung fehlt
Die Formel zeigt nur die Zeit. Ein paar Dinge kommen hinzu, in beide Richtungen.
Was die Rechnung unterschätzt
Fehler, die heute beim Abtippen passieren. Anfragen, die liegen bleiben und verloren gehen. Und die Frage, ob Sie für diese Arbeit überhaupt noch jemanden finden.
Was sie überschätzt
Ganz ohne Menschen läuft kein Ablauf. Jemand gibt frei, prüft Ausnahmen und kümmert sich, wenn etwas hakt. Planen Sie diese Zeit ein. Bei uns gibt grundsätzlich ein Mensch frei.
Was oft vergessen wird
Eine Automatisierung muss gepflegt werden. Ändert sich ein Formular, ein Programm oder eine Vorgabe, muss der Ablauf nachziehen. Ohne jemanden, der sich kümmert, schläft eine Automatisierung schnell wieder ein.
Ab wann es sich rechnet
Stellen Sie das Ergebnis den Kosten gegenüber. Bei uns sind das zum Start eine Erst-Analyse für 2.400 Euro und danach ein Abo ab 2.000 Euro im Monat, also ab 24.000 Euro im Jahr. Kommt das Abo nach der Analyse zustande, entfällt der erste Abo-Monat. Die Lizenz für Claude kommt hinzu, sie läuft auf Ihren Namen.
Im Beispiel oben mit rund 20.280 Euro rechnet sich ein einzelner Ablauf also nicht. Das sagen wir Ihnen dann auch so. Interessant wird es, wenn Sie Ihre drei bis vier zeitintensivsten Abläufe zusammen betrachten. Erst die Summe zeigt, ob sich der Einstieg lohnt.
Ein Beispiel aus der Praxis
In der EHBS Knecht, aus der Kurano entstanden ist, läuft das Recruiting seit Februar 2026 als Ablauf. Seitdem wurden über 1.000 Bewerbungen erfasst, beantwortet und auf Vollständigkeit geprüft, im Schnitt rund 120 im Monat. Eine KI bewertet dabei niemanden. Ob jemand passt, entscheidet ein Mensch.
So gehen Sie vor
- Schreiben Sie drei Abläufe auf, die Sie oder Ihr Team am meisten Zeit kosten.
- Schätzen Sie je Ablauf die Stunden pro Woche, gemeinsam mit den Leuten, die ihn machen.
- Rechnen Sie jeden Ablauf mit der Formel durch und addieren Sie.
- Liegt die Summe deutlich über den Kosten, lohnt sich ein genauerer Blick. Liegt sie darunter, lassen Sie es vorerst.
Wenn Sie die Zahlen gemeinsam durchgehen wollen, buchen Sie ein Gespräch. 30 Minuten, kostenlos.
Alle Werte in diesem Artikel sind Schätzungen, keine Zusagen.