Ich führe seit 2012 die EHBS Knecht in Bensheim, ein Ingenieurbüro für Brandschutz. Angefangen haben wir zu zweit, heute sind wir rund 50. Als Geschäftsführer hatte ich lange dasselbe Problem wie viele Kollegen. Der Tag war voll mit Mails, Besprechungen und Rückfragen, und für die Dinge, die den Betrieb weiterbringen, blieb am Abend kaum Zeit. Seit Frühjahr 2026 arbeite ich anders. Hier beschreibe ich, wie.
Mein Zweites Gehirn
Alles, was ich weiß, entscheide oder zusage, landet an einem Ort. Ich nenne ihn mein Zweites Gehirn. Dort liegen inzwischen über 900 Notizen zu Projekten, Kunden, Mitarbeitergesprächen und Entscheidungen. Ich suche darin nicht mehr selbst. Ich frage, und die KI sucht die passende Notiz heraus und nennt mir die Quelle.
Das klingt nach Technik, ist aber vor allem eine Gewohnheit. Was nicht drinsteht, kann die KI nicht wissen. Deshalb wandert jede Besprechung und jede wichtige Mail dorthin.
Besprechungen
Meine Termine nehme ich mit einem kleinen Aufnahmegerät auf, mit Wissen der Gesprächspartner. Aus der Aufnahme entsteht eine Notiz mit den Ergebnissen, den Aufgaben und den offenen Fragen. Die Notiz wird mit dem abgeglichen, was schon im Zweiten Gehirn steht. Widerspricht etwas einem früheren Stand, wird das markiert und nicht einfach überschrieben.
Früher habe ich nach einem Termin Stichpunkte in eine Mail an mich selbst getippt. Die Hälfte ist untergegangen.
Mails
Die KI liest meine markierten Mails, schaut sich den Verlauf an und schreibt einen Antwortentwurf in meinem Stil. Ich lese, ändere und schicke selbst ab. Gesendet wird nichts ohne mich, verschoben oder gelöscht auch nicht. Das ist eine bewusste Entscheidung. Ich will mich auf jede Mail verlassen können, die meinen Namen trägt.
Der Morgen
Jeden Morgen bekomme ich eine kurze Liste. Was ist heute fällig, was ist überfällig und bei wem muss ich nachfragen? Die Liste entsteht aus meinen Projektnotizen. Alte Aufgaben, die längst überholt sind, sortiert die KI vorher aus, damit ich nicht jeden Tag dieselben Leichen sehe.
Was ich nicht abgebe
Entscheidungen über Menschen treffe ich selbst. Das gilt für Bewerber genauso wie für Mitarbeitergespräche. Auch Zahlen, Preise und Zusagen an Kunden gehen nur mit meiner Freigabe raus. Die KI bereitet vor, ich entscheide.
Wo es hakt
Es läuft nicht alles rund. Die KI macht Fehler, und manchmal klingt eine falsche Antwort sehr überzeugend. Deshalb muss sie mir zu jeder Aussage die Quelle nennen. Der Anfang hat Zeit gekostet, bis die Abläufe saßen und ich meinen Stil sauber beschrieben hatte. Und eine Automatisierung, um die sich niemand kümmert, schläft schnell wieder ein.
Was es mir bringt
Ich gehe mit freiem Kopf aus Besprechungen, weil nichts mehr verloren geht. Ich finde Entscheidungen von vor drei Monaten in Sekunden wieder. Und ich habe wieder Zeit für die Arbeit am Betrieb, nicht nur im Betrieb.
Aus diesen Erfahrungen ist Kurano entstanden. Wir richten genau so etwas für andere Geschäftsführer ein. Wie das aussieht, steht unter Kurano Leitstelle.
Thomas Knecht