Wer eine Buchhaltungssoftware kauft, lässt sie einrichten und arbeitet dann damit. Gleiche Eingabe, gleiches Ergebnis. Bei einem KI-Ablauf ist das anders, und das sollten Sie wissen, bevor Sie einen beauftragen.
Warum ein KI-Ablauf anders ist als eine Software
Ein KI-Ablauf liest Sprache. Mails, Gesprächsaufnahmen, Dokumente. Keine Mail ist wie die andere, mal fehlt ein Anhang, mal ist eine Frage doppelt gemeint. Dazu hängt der Ablauf an vielen anderen Diensten, am Postfach, am Kalender, am Kundensystem, an einem Server und am KI-Modell selbst. Jeder dieser Dienste kann sich ändern, ohne Sie zu fragen.
Wir vergleichen einen KI-Ablauf deshalb lieber mit einem neuen Mitarbeiter. Er braucht eine Einarbeitung, macht am Anfang Fehler und wird mit jeder Korrektur besser.
Was bei uns selbst nicht im ersten Anlauf lief
In der EHBS Knecht, aus der Kurano entstanden ist, betreiben wir viele solcher Abläufe. Einige Beispiele aus diesem Jahr:
- Unser erstes Kurzvideo mit dem digitalen Zwilling brauchte 8 Fassungen. Von den nächsten 5 waren 4 schon in der ersten Fassung fertig.
- Die automatische Zeiterfassung lag beim ersten Lauf bei allen 3 Terminvorschlägen daneben. Seitdem gilt die Regel, dass ein Kalendereintrag allein kein Beleg ist.
- Die Meldung zu verlorenen Aufträgen übersah anfangs Gründe, die nur in einer Notiz standen. Heute liest sie die Notizen mit.
Jeder dieser Fehler war schnell behoben und hat eine Regel hinterlassen, die seitdem gilt. Wichtig ist, dass jemand die Fehler bemerkt. Bei uns schreibt jeder Ablauf nach jedem Lauf eine Zeile in eine Übersicht, und was rot ist, steht am nächsten Morgen oben auf der Liste.
Was sich ändert, ohne dass Sie etwas tun
Zugänge laufen ab, bei LinkedIn zum Beispiel nach 60 Tagen. Anbieter schalten Funktionen ab, Meta etwa das automatische Posten in Facebook-Gruppen. Kontingente und Preise ändern sich. Ein Ablauf, um den sich niemand kümmert, steht deshalb irgendwann still, meistens dann, wenn man ihn braucht. Die Werkzeuge sind jung, und die Anbieter ändern viel. Das ist Neuland, für uns und für alle anderen.
Warum es in Ihrem Betrieb wieder anders ist
Wir bringen Vorlagen und Regeln mit, die wir uns erarbeitet haben. Ihr Betrieb hat aber andere Rechner, andere Programme, andere Rechte und andere Menschen. Dazu kommen Ausnahmen, die nirgends aufgeschrieben sind. Die findet man erst, wenn der Ablauf läuft.
Im ersten Monat wird deshalb nicht alles sofort funktionieren. Das liegt nicht an schlechter Arbeit. Es ist die Zeit, in der der Ablauf Ihren Betrieb kennenlernt.
Was das für Ihre Planung heißt
Rechnen Sie die Betreuung von Anfang an mit ein. Fragen Sie jeden Anbieter, wer Fehler bemerkt, wer nachbessert, wenn sich etwas ändert, was nach der Übergabe im Preis steckt und wer freigibt, bevor etwas nach außen geht.
Bei Kurano ist das der Grund für unser Abo. Der erste Monat ist der Einrichtungsmonat mit einem Ergebnis, das wir vorher gemeinsam aufschreiben. Fehlt es, erstatten wir den Monat. Danach betreiben wir den Ablauf mit Ihnen weiter, bessern nach und bauen neue Abläufe dazu, monatlich kündbar. Ob sich das für Sie rechnet, zeigt Ihnen unser Rechner.